La gestion des bénévoles en bibliothèque
La bibliothèque est un service public. Les bénévoles qui y travaillent sont soit gérés en régie directe par la commune soit gérés par une association en délégation de service public
La régie directe (la plus courante) consiste en la création de services gérés directement par l’autorité délibérante de la collectivité qui a décidé de leurs créations. La régie n’a pas la personnalité morale ; elle emprunte celle de la personnalité publique qui gère le service. Le directeur a un simple rôle d’exécution et l’exécutif territorial représente le service en justice.
La délégation de service public consiste à confier la gestion du service public à une personne privée, en l’occurrence une association. Une convention, parfois qualifiée de délégation de service public, est établie entre la collectivité et l’association. Le droit privé régit les relations entre l’association et les bénévoles.
La formation des bénévoles
La MDE propose des formations tout au long de l'année : les bénévoles ont accès à ces formations en prenant contact avec le secrétariat de la MDE.
Organiser le travail des équipes de bénévoles
Le terme « bénévole » définit « toute personne qui s’engage librement pour mener une action non salariée en direction d’autrui, en dehors de son temps professionnel et familial ».
Le bénévole n’a, ainsi, pas d’obligation horaire, pas de contrepartie, pas de rémunération, pas de condition d’âge. Il s’engage moralement à passer du temps pour une cause, une association ou un organisme et à en respecter le règlement.
Le bénévole est libre d’arrêter sa participation comme il le souhaite.
La conséquence est la possibilité pour le bénévole de mettre un terme à son engagement sans procédure ni préavis.
Le bénévole ne reçoit pas d’ordre et ne peut être sanctionné comme un salarié.
La participation du bénévole est volontaire.
Afin d'organiser au mieux le travail des équipes, il convient de s'accorder sur des points fondamentaux : quelles tâches seront effectuées, quels horaires, quelle régularité, quels comportements avec les publics, quel respect de l’autorité municipale, intercommunale ou associative, etc.)
Afin de formaliser les engagements des deux parties un "contrat" d'engagement du bénévole peut être signé entre le bénévole et la structure qui l'accueille sous la forme d'une charte du bénévole en bibliothèque. Un exemple de charte ici [Lien vers annexe exemple de charte de coopération commune/bénévoles]
Très souvent, les équipes sont composées de salariés et de bénévoles, parfois très nombreux.
Les relations entre les uns et les autres peuvent se révéler complexes car les liens de subordination entre salariés ne concernent pas les bénévoles : divergences de priorités et d’approches de la gestion de la bibliothèque et des publics, écarts de compétences et formations, ancienneté et âge des bénévoles face à la jeunesse d’un personnel salarié récemment recruté, etc.
Les situations sont multiples et il est utile de prévenir les difficultés en posant aussi clairement que possible les modalités de fonctionnement de l’équipe et de la bibliothèque.
Pour en savoir plus :
Fiche pratique Manager et animer une équipe de bénévoles- ENSSIB
Charte du bibliothécaire volontaire à découvrir CSB
Les défraiements des bénévoles
Les bénévoles peuvent être amenés à se déplacer dans le cadre de leurs missions (formations, achats en librairie, échanges à la MDE). Ils peuvent être défrayés des dépenses qu’ils ont engagées.
Ces remboursements de frais doivent correspondre à des dépenses réelles et être justifiés par la présentation de justificatifs. Il est rappelé la nécessité d’un ordre de mission et d’une délibération du conseil municipal autorisant le remboursement des frais de formation et de déplacement des bibliothécaires bénévoles
Les modalités de remboursement des frais engagés par les bénévoles lors de leurs déplacements peuvent être détaillées dans la Charte.
L'assurance des bénévoles
Dans le cas d’une activité bénévole, le bibliothécaire volontaire peut être considéré comme « collaborateur occasionnel du service public ». Il peut être assuré nominativement par la mairie. Si la bibliothèque est à gestion associative, le personnel est assuré par l’association. Le bénévole peut également être couvert par son assurance personnelle dans le cadre d’activités bénévoles.
La Fondation du bénévolat, fondation reconnue d’utilité publique, protège les bénévoles dans l’exercice de leurs missions en couvrant leur responsabilité civile, leur défense pénale et leurs dommages en cas d’accident.
L’adhésion des bénévoles est gratuite si elle est prise en charge par une collectivité.
Celle-ci doit fournir la liste des bénévoles concernés.
Si le bénévole est mineur, il est assuré comme tout autre bénévole mais sa participation à la vie de la bibliothèque doit être validée par une autorisation écrite de ses parents ou représentants légaux.
Le personnel salarié ou stagiaire est assuré directement par la collectivité qui l'emploie ou qui a signé une convention de stage.
